쉐아르의 블로그에서 GTD를 총 8편의 연작으로 잘 기술하였습니다.
처음 GTD를 접하는 분은 이곳을 먼저 방문하시면 되겠습니다.

1. http://futureshaper.tistory.com/209
2. http://futureshaper.tistory.com/211
3. http://futureshaper.tistory.com/215
4. http://futureshaper.tistory.com/218
5. http://futureshaper.tistory.com/219
6. http://futureshaper.tistory.com/222
7. http://futureshaper.tistory.com/223
8. http://futureshaper.tistory.com/227

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이메일 관리하기

이메일은 서로 연락을 하고, 정보를 교환하는 매우 훌륭한 도구이다. 이메일은 인터넷이 만들어 낸 최고의 부산물로서 우리들은 매일 이것을 사용한다. 이메일의 신속성 그리고 이의 편리함에 대해서는 누구나 다 잘 알고 있다. 그러나, 이메일의 용도를 제대로 잘 파악하고 사용하는 사람은 많지 않다. 그리고, 이메일의 오남용으로 인해 여러 가지 사회문제가 발생하고 있는 것이다. 하루에도 수십 수백통의 정크메일로 골치가 아픈 것이다. 우리들은 밤낮으로 오는 이메일에 답장을 하고 행동을 하느라고 제대로 정상적인 생활을 할 수 없는 상황은 아닌가? 우리들이 외국에 출장을 가서 아직 시차적응이 되지 않은 상태에서도, 이메일을 보고 답장을 하고 있지는 않은가? 오늘날 우리들은 하루라도 받은 편지함을 열어보지 않으면 불안하여 안절부절하는 이메일 중독자는 아닌가? 사실 이러한 것은 우리들은 원하지 않는데, 상사가, 회사가, 그리고 궁극적으로 우리 사회가 우리 자신들을 이메일 중독자로 만들고 있는 것은 아닌가? “이메일을 어떻게 잘 관리할 것인가?”가 하나의 이슈로 떠오른다. 이메일을 올바르게 사용하는 것은 작업의 생산성 향상과 직접 연관이 되므로 중요하다.

이제 아침에 와서 아무 생각없이 그동안 도착한 이메일이 저장된 “받은 편지함”을 열어본다고 생각하여 보자. 우리들은 그 순간 수십, 수백통의 이메일이 저장되어 있는 것을 보게 된다. 그리고, 이것을 하나씩 보다 보면 어느새 많은 시간이 지나간다. 분명히 오늘 아침 사무실로 출근하면서 본인이 오늘 해야 하는 일을 생각하고 왔는데, 어느새 이것에 대한 생각은 없어지고 현재 열어본 이메일의 내용으로 머릿속이 가득차 있는 것이다. 이메일로 인해 “본인이 오늘 꼭 해야 하는 일”이 무엇인지를 순간적으로 망각하게 된다. 그 결과, 본인이 오늘 꼭 해야 하는 일을 하지 못하고, 그대신 “이미 일정이 잡혀져 있는 일 (미팅, 회의, 방문, 출장등)”만을 시간이 되면 어쩔 수 없이 하게 되는 것이다.

이렇게 되면, 우리는 오늘 일을 시작하기도 전에 벌써 “스트레스”를 받기 시작하는 것이다. 그러면, 어떻게 하여야 하는가? 이메일은 아침에 사무실에 도착하자마자 확인하기보다는 오늘 해야 할 일을 다 마치고 퇴근하기전 여유있는 시간 (“이메일 시간”)에 받은 편지함을 열어보는 것이 바람직하다. 그리고, 이메일을 처음부터 하나씩 차례대로 열고 내용을 확인한 후, 다음과 같은 원칙을 가지고 일을 신속하게 처리한다.

-본인의 의미있는 "삶(Life)"과 "일(Work)"에 해당하지 않으면 바로 삭제한다
-2분이내 할 수 있는 일이면 ”바로실행“을 한다.
-2분이상 걸리는 일이면, ”차후실행“을 하도록 한다.
-다른 사람에게 위임할 수 있는 일이며, 가능한한 모두 “위임”을 한다.
-행동이 필요없고 단지 참고자료로 사용할 수 있는 내용이면, 내 문서의 해당 디렉토리(!참고자료)에 바로 저장한다.
-한번 열어본 이메일은 위에서 제시한 행동중의 하나를 한 뒤, 받은 편지함에서 바로 삭제한다.

일반적으로, 우리가 받는 이메일은 상대편이 우리에게 일을 부탁을 하는 것이 대부분이다. 우리가 이메일을 받은 뒤, 우리가 하여야 하는 일은 상대방이 원하는 답신을 정확하게 한번만에 해주면 되는 것이다. 답하는 이메일의 내용이 명확하지 않아서 상대방이 이메일을 읽은 후 다시 이메일로 문의를 하게 된다면, 처리하여야 하는 일이 계속 생기는 것이다. 이렇게 되면, 이메일은 채팅과 같은 형태로 되고 끊임없이 이메일이 서로 왔다 갔다하는 것이다. 이러한 일은 서로에게 시간과 에너지의 낭비가 되는 것이다.

이제 받은 이메일에 대해 회신을 어떻게 할 것 인지를 생각하여 보자. 2분이내 간단히 회신할 수 있는 내용이면, 바로 회신을 한다. 그러나, 2분이내 바로 회신을 할 수 있는 것을 제외한 나머지는 모두 “차후실행”으로 하고, 다음 날 “이메일 시간”에 한꺼번에 회신을 하도록 한다. 이것이 가능하기 위해서는 우선 다음과 같은 “2가지 메세지”를 당신은 당신이 알고 있는 사람들의 마음속에 강력하게 심어주어야 한다.

-첫번째 메세지는 “당신은 상대방이 이메일을 보내면 항상 회신을 한다”.
-두 번째 메시지는 “당신은 상대방이 이메일을 보내면 회신을 바로 하지는 않지만 최대 24시간이내에 항상 한다”.

여기서 두 번째 메시지는 “상대방이 당신에게 이메일을 보내고 이에 대한 회신을 얻기위해서는 최소한 24시간전에 이메일을 당신에게 보내야만 한다”는 것을 의미하기도 한다. 그래서, 상대방이 중요한 메시지를 당신에게 전달하려면, 항상 24시간전에 보내도록 한다. 당신이 이런 방식으로 상대방을 훈련시키는 것이다. 이러한 훈련은 우리 사회의 모든 구성원에게 적용되는 것은 아닐까?

이제, 위와 같은 방식으로 이메일을 관리하면, 당신은 편안한 마음으로 사무실을 떠나고, 집에 가서 당신의 ”삶“을 즐길 수 있게 되는 것이다. 회신을 비롯한 ”차후실행“으로 작성한 것은 내일 사무실에 와서 행동으로 옮기면 되는 것이다.

우리들은 “해야 하는 일을 정리하는 것”과 이렇게 정리한 것을 ”행동으로 옮기는 것”을 별개의 것으로 생각하는 습관이 필요하다. 왜나하면, 우리들이 어떤 일을 하여야 하는 지 그리고 어떻게 할 것 인지를 정리하는 것 자체도 큰 일이기 때문이다. 이와 동시에, 정리한 것을 실제로 정확히 행동으로 옮기는 것 또한 쉽지 않은 일이기 때문이다. 그러므로, 우리들이 일을 할 때에 쉽지 않은 일 2가지를 한꺼번에 혼합하여 하는 것은 바람직하지 않은 것이다. 실제로 우리들은 그동안 한꺼번에 다른 두 가지 종류의 일을 하려고 한 것은 아닌가? 그래서, 생각과는 달리 일을 효율적으로 하지도 못하고 괜히 스트레스를 받으면서 일을 한 것은 아닌가?

*아웃룩을 이용한 자기관리시스템: 이메일 관리하기

○ 아웃룩을 연다

○ 아웃룩 왼쪽 패널 메뉴에서 메일을 선택한다

○ 받은 편지함에 도착한 이메일을 하나씩 읽는다.

○ 메일의 내용이 나의 의미있는 “삶” 또는 “일”에 해당하는지를 생각한다. 관련이 없으면, 바로 삭제한다.

○ 메일의 내용이 행동이 필요없고 단지 참고자료로 사용할 수 있는 내용이면, 내 문서의 해당 디렉토리(!참고자료)에 바로 저장한다.

(방법)
-메일을 열어 본 상태에서 메뉴 “파일”을 열고 “다른 이름으로 저장”을 선택한다.
-파일형식은 텍스트만으로 하고, 파일이름에는 간단히 내용을 작성하고 저장 버튼을 누른다.
-해당 이메일을 받은 편지함에서 바로 삭제한다

○ 메일의 내용이 현재 본인이 수행하는 삶 또는 일 관련 프로젝트중에서 어느것에 해당하는지를 생각한다.

○ 해당하는 프로젝트를 아웃룩 작업의 범주:.프로젝트:삶(Life) 또는 범주:.프로젝트:일(Work)에서 찾고 선택한다.

○ 해당 프로젝트의 텍스트박스에 “바로실행”이라고 입력하고 읽은 이메일의 내용을 간단히 작성한 후 “저장한다”라고 작성하고 마지막으로 오늘 날자를 기입한다.

예)
바로실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13

○ 해당하는 이메일을 삽입 메뉴에서 “항목”을 선택하고 위의 메시지 다음에 삽입한다.

○ 삽입한 이메일은 받은 편지함에서 바로 삭제한다.

○ 방금 읽고 저장한 이메일의 내용이 차후실행하여야 하는 작업을 포함하는 경우에는 ========== 다음에 “차후실행”이라고 입력하고, 다음행동을 작성한다.

예)
바로실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
=======================
차후실행-제2차공청회에 대한 의견을 보낸다

○ 일정으로 가서 위의 다음 행동을 언제할 것인지를 정한다. 그리고, 기한이 잡혀져 있는 작업/행사인 경우에는 해당하는 날자에 종일행사로 기입한다.

○ 이메일의 내용이 다른 사람(동료, 직원등)에게 위임하여야 하는 것이며 “위임”이라고 입력하고, 다음행동을 작성한다.

○ 위임을 한 다음에는 ========== 다음에 “기다림”이라고 입력하고, 이것에 대한 다음행동을 작성한다.

예)
바로실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
위임-제2차 공청회 계획안에 대한 이메일을 읽고 의견을 달라고 OOO에게 부탁한다-2006/07/14
=======================
차후실행-제2차공청회에 대한 의견을 보낸다
기다림-OOO에게로부터 제2차 공청회 계획안에 대한 의견을 기다린다

○받은 편지함에 이메일이 하나도 남지 않을 때 까지 작업을 반복한다.

받은 편지함에 온 이메일을 이런식으로 다 처리하면, 받은 편지함에는 이메일이 하나도남지 않게 된다. 우리가 “머리를 비우면 정신이 맑아지는 것 처럼, 받은 편지함의 이메일을 비우면 마음이 편안하게 된다”. 아마도 우리들 대부분은 오늘 사무실에서 일을 마치고 집으로 갈 때, 받은 편지함에 있는 이메일을 깨끗하게 비우고 가는 경우는 많지 않을 것이다. 아마도 그렇게 할 필요가 없다고 생각하는 사람이 대부분 일 것이다. 받은 편지함에 이메일을 가득 담아두고 집으로 가는 사람의 기분은 어떨까? 과연, 즐거운 마음으로 갈 수 있을까? 아마도 마음 한 구석에 무거운 무엇인가가 있는 듯한 느낌으로 집으로 갈 것이다.

하루를 마치며

○ 아웃룩을 연다

이메일은 서로 연락을 하고, 정보를 교환하는 매우 훌륭한 도구이다. 이메일은 인터넷이 만들어 낸 최고의 부산물로서 우리들은 매일 이것을 사용한다. 이메일의 신속성 그리고 이의 편리함에 대해서는 누구나 다 잘 알고 있다. 그러나, 이메일의 용도를 제대로 잘 파악하고 사용하는 사람은 많지 않다. 그리고, 이메일의 오남용으로 인해 여러 가지 사회문제가 발생하고 있는 것이다. 하루에도 수십 수백통의 정크메일로 골치가 아픈 것이다. 그리고, 밤낮으로 오는 이메일에 답장을 하고 행동을 하느라고 제대로 정상적인 생활을 하기가 어려운 상황은 아닌가? 외국에 출장을 가도, 이메일을 보고 답장을 하지 않은가? 오늘날 우리들은 이메일 중독자는 아닌가? 본인이 원하지 않더라고 상사가, 회사가, 그리고 궁국적으로 사회가 우리들을 이메일 중독자로 만들고 있는 것은 아닌가?

이메일을 정확하게 사용하기 위해 “이메일을 어떻게 잘 관리할 것인가?”라는 주제가 하나의 이슈로 떠오른다. 이메일을 올바르게 사용하는 것은 작업의 생산성 향상과 직접 연관이 된다. 이것에 대한 것은 “이메일을 바른 사용법”에서 다시 다룬다.

이제 아침에 와서 아무 생각없이 그동안 도착한 이메일이 저장된 “받은 편지함”을 열어본다고 생각하여 보자. 우리들은 그 순간 수십, 수백통의 이메일이 저장되어 있는 것을 보게 된다. 그리고, 이것을 하나씩 보다 보면 어느새 많은 시간이 지나간다. 분명히 오늘 아침 사무실로 출근하면서 하여야 하는 일을 생각하고 왔는데, 어느새 이것에 대한 생각은 없어지고 현재 열어본 이메일의 내용으로 머릿속이 가득차 있는 것이다. 즉, 이메일로 인해 “본인이 오늘 꼭 마쳐야 하는 일”이 무엇인지를 순간적으로 망각하게 된다. 그 결과, 본인이 오늘 직접 처리하여야 하는 일은 이미 스케쥴이 잡혀져 있는 다른 일정(미팅, 회의, 방문, 출장등)때문에 못하게 되는 경우가 종종 있다.
이렇게 되면, 우리는 오늘 일을 시작하기도 전에 벌써 “스트레스”를 받는 것이다. 그래서, 이메일은 아침에 와서 열어보기보다는 오늘 하여야 할 일을 다 마치고 퇴근하기전에 이메일을 확인하는 것이 바람직하다. 그리고, 이메일을 확인한 후에, 새로 해야 할 일이 생기면, 다음과 같이 처리하는 것이 바람직하다. 즉, 만약 2분이내 할 수 있는 일이면 ”바로실행“을 하고, 2분이상 걸리는 일이면, ”차후실행“을 하도록 한다.

일반적으로, 우리가 받는 이메일은 상대편이 우리에게 일을 부탁을 하는 것이 대부분이다. 우리가 이메일을 받은 뒤, 우리가 하여야 하는 일은 상대방이 원하는 답신을 정확하게 한번만에 해주는 것이다. 답하는 이메일의 내용이 명확하지 않아서 상대방이 이메일을 읽은 후 다시 이메일로 문의를 하게 된다면, 처리하여야 하는 일이 계속 생기는 것이다.

그리고, 이메일에 대한 답신은 2분이내 바로 할 수 있는 것을 제외하고는 회신을 24시간이내에 하면 된다. 이것을 위해서 당신은 모든 사람에게 다음과 같은 “2가지 메세지”를 마음속에 심어주어야 한다. 첫번째 메세지는 “상대방이 당신에게 이메일을 보내면 당신은 항상 회신을 한다”이며, 두 번째 메시지는 “상대방이 당신에게 이메일을 보내더라도 회신은 바로 오는 것은 아니지만 항상 24시간이내에 온다”는 것이다. 그래서, 2분이상 걸리는 이메일의 경우는 “차후실행”으로 하고, 다음 날 이메일을 보내는 시간에 답신을 한꺼번에 하면 되는 것이다.

이제 당신은 편안한 마음으로 사무실을 떠나고, 집에 가서 당신의 ”삶“을 즐기면 되는 것이다. 내일 해야 하는 일은 내일 사무실에 와서 ”차후실행“으로 작성한 것을 행동으로 옮기면 되는 것이다.

우리들은 “해야 하는 일을 정리하는 것”과 이렇게 정리한 것을 ”행동으로 옮기는 것”을 별개의 것으로 생각하는 습관이 필요하다. 왜나하면, 우리들이 어떤 일을 하여야 하는 지 그리고 어떻게 할 것 인지를 정리하는 것 자체도 큰 일이기 때문이다. 이와 동시에, 정리한 것을 실제로 정확히 행동으로 옮기는 것 또한 쉽지 않은 일이기 때문이다. 그러므로, 우리들이 일을 할 때에 쉽지 않은 일 2가지를 한꺼번에 혼합하여 하는 것은 바람직하지 않은 것이다. 실제로 우리들은 그동안 한꺼번에 다른 두 가지 종류의 일을 하려고 한 것은 아닌가? 그래서, 생각과는 달리 일을 효율적으로 하지도 못하고 괜히 스트레스를 받으면서 일을 한 것은 아닌가?

○ 아웃룩 왼쪽 패널 메뉴에서 메일을 선택한다

○ 받은 편지함에 도착한 이메일을 하나씩 읽는다.

○ 메일의 내용이 나의 의미있는 “삶” 또는 “일”에 해당하는지를 생각한다. 관련이 없으면, 바로 삭제한다.

○ 메일의 내용이 현재 본인이 수행하는 삶 또는 일 관련 프로젝트중에서 어느것에 해당하는지를 생각한다.

○ 해당하는 프로젝트를 아웃룩 작업의 범주:.프로젝트:삶(Life) 또는 범주:.프로젝트:일(Work)에서 찾고 선택한다.

○ 해당 프로젝트의 텍스트박스에 “바로실행”이라고 입력하고 읽은 이메일의 내용을 간단히 작성한 후 “저장한다”라고 작성하고 마지막으로 오늘 날자를 기입한다.

예)
바로실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13

○ 해당하는 이메일을 삽입 메뉴에서 “항목”을 선택하고 위의 메시지 다음에 삽입한다.

○ 삽입한 이메일은 받은 편지함에서 바로 삭제한다.

○ 방금 읽고 저장한 이메일의 내용이 차후실행하여야 하는 작업을 포함하는 경우에는 ========== 다음에 “차후실행”이라고 입력하고, 다음행동을 작성한다.

예)
바로실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
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차후실행-제2차공청회에 대한 의견을 보낸다

○ 일정으로 가서 위의 다음 행동을 언제할 것인지를 정한다. 그리고, 기한이 잡혀져 있는 작업/행사인 경우에는 해당하는 날자에 종일행사로 기입한다.

○받은 편지함에 이메일이 하나도 남지 않을 때 까지 작업을 반복한다.

받은 편지함에 온 이메일을 이런식으로 다 처리하면, 받은 편지함에는 이메일이 하나도남지 않게 된다. 우리가 “머리를 비우면 정신이 맑아지는 것 처럼, 받은 편지함의 이메일을 비우면 마음이 편안하게 된다”. 아마도 우리들 대부분은 오늘 사무실에서 일을 마치고 집으로 갈 때, 받은 편지함에 있는 이메일을 깨끗하게 비우고 가는 경우는 많지 않을 것이다. 아마도 그렇게 할 필요가 없다고 생각하는 사람이 대부분 일 것이다. 받은 편지함에 이메일을 가득 담아두고 집으로 가는 사람의 기분은 어떨까? 과연, 즐거운 마음으로 갈 수 있을까? 아마도 마음 한 구석에 무거운 무엇인가가 있는 듯한 느낌으로 집으로 갈 것이다.

○ 퇴근한다.

이제 잠시 오늘 하여야 하는 모든 작업이 다 완결하였다고 생각하여 보자. 여기에서 말하는 “오늘 하여야 하는 모든 작업”은 1)오늘까지 반드시 끝내야 하는 일(제출마감일이 있는 일등), 2)행사, 미팅등과 같이 미리 일정이 잡혀져 있는 일, 3)매일 일상적으로 반복되는 업무(강의등)와 같은 일, 4)받은 편지함에 도착한 이메일을 열어보고 깨끗하게 정리하는 일을 말한다.

과연, 우리들은 오늘 하여야 하는 모든 작업을 다 한 것인가? 매일 이러한 일만 계속하고, 우리들이 하여야 할 일을 다하였다고 생각한다면 우리들은 항상 불안한 마음을 가질 수 밖에 없다. 다시 말해, 매일 매일 살아가는 것이 “얼음장을 걷는 기분”과 같을 것이다. 우리들은 “내일 혹시 내가 전혀 예상하지 못한 일이 떨어지면 어떡하지? 내일도 해야 할 일이 많이 있는데...”라고 생각하면서 집으로 가지는 않은가? 이런 경우, 집으로 간 후에도 우리들은 여전히 스트레스를 느끼면서 있는 것이다. 이렇게 인생을 보낼 필요가 있는가? 사무실에서 하는 “일”과 집에 와서 본인과 가족이 함께 하는 “삶”이 균형을 유지하여야 하는 것이 당연함에도 불구하고, 이렇게 스트레스를 가지고 집으로 온다면 일과 삶의 균형은 쉽지 않은 것이다.

“오늘을 시작하며”에서 이미 언급하였듯이, 문제의 해결은 우리들이 하여야 하는 일이 있으면, 시간이 나는 대로 처리를 하여 항상 해야 하는 일의 양을 미리 줄이는 것이다. 그리고, 일을 실제적으로 할 수 있도록 자기관리 시스템을 만들어 일의 생산성을 높이는 것이다. 자기관리 시스템은 어떻게 만드는 것인가?

하루를 시작하며

○ 아웃룩을 연다

○ 일정을 연다.
*우리들 대부분은 메일을 먼저 열어본다.

○ 오늘 종일행사로 잡혀져 있는 작업이 무엇인지를 본다.

*이것은 오늘 실제로 특정 시간에 일어나는 행사, 회의, 출장, 약속, 손님방문등과 같은 것이 기입되어 있다. 그리고, 실제로 학회 초록제출, 등록, 그리고 보고서 제출 등과 같이 마감일이 정해져 있는 것을 표시한 경우도 있다. 그래서, 종일행사로 잡혀있는 것은 오늘중에 또는 오늘까지 반드시 해야 하는 일을 표시하는 것이다.

○ 각 종일행사를 하나씩 검토한다.
-오늘 행사, 회의, 출장을 위한 준비는 다 되어있는가?
-오늘 마감일로 되어 있는 작업은 이미 다 완결되었는가? 아니면, 오늘까지 하여야 하는 작업인가?
-오늘 종일행사로 잡혀져 있지만, 아직 구체적으로 시간이 결정되지 않은 것이 있는가?

○ 오늘 종일행사로 잡혀져 있지만, 아직 구체적으로 시간이 결정되지 않은 것을 오늘 언제 할 것 인지를 결정하고 바로 일정내에 포함시켜 작성한다

*종일행사는 한눈에 오늘 어떠한 일을 하여야 하는지를 표시하는 것으로 유용하다.
-기한이 있는 것(보고서 제출일등)을 종일행사로 작성하여 잊지 않도록 리마인드(Reminder)로 활용한다.
-특정한 일을 오늘 하는 것이 좋겠다고 갑자기 떠오른것을 적는 것으로 활용한다. 이 경우에는 오늘 언제 할 것 인지를 구체적으로 시간을 정한 것은 아니다. 그래서, 당일 언제 할 것 인지를 구체적으로 시간을 일정에서 정하는 것이 필요하다.

가능하면, 종일행사에는 리마인드나 행사위주로 적는 것으로 한정하는 것이 바람직하다. 이외에 진행중인 프로젝트에 해당하는 것은 구체적으로 시간을 정하고 일정내에 표시하는 것이 바람직하다.

○ 일정이 이미 잡혀있는 일상적으로 반복되는 업무(강의등)가 무엇인지를 본다

○ 각 일정이 이미 잡혀있는 일상적으로 반복되는 업무를 검토한다
-업무를 수행하기위한 준비가 다 되어있는가? (예를 들어, 강의노트, 교과서등)
-업무 수행시 가지고 가야하는 것은 없는가? (예를 들어, 과제물, 출석부등)

○ 이제까지 아웃룩의 일정을 선택하여 “오늘 내가 어떤 일을 하여야 하는지”를 다 파악한 상태이다. 이제부터는 실제로 행동을 하는 단계이다.

○ 아웃룩의 작업을 연다

○ 오늘 하기로 되어있는 일에 1:1로 대응하는 프로젝트를 범주:.프로젝트:삶(Life) 또는 범주:.프로젝트:일(Work)에서 찾고 선택한다.

*오늘 하기로 되어 있는 일이 본인의 의미있는 일과 삶에 해당되지 않는다면, 하지 않는다.

○ 해당 프로젝트의 텍스트박스내에 이미 작성된 다음행동을 검토한다.

○ =========== 선 아래에 차후실행으로 표시된 다음행동을 하나씩 실행한다.

예)
완-차후실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
=======================
차후실행-제2차공청회에 대한 의견을 보낸다

*다음행동을 수행중, 차후실행으로 작성하지는 않았지만, 지금 바로 행동이 필요한 것이 있다면, ================선 위로 “바로실행”이라고 작성하고 해당하는 다음행동을 작성후 바로 작업을 한다. 일이 끝나면, 끝에 오늘 날자를 적는다.

예)
완-차후실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
바로실행-제3차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
=======================
차후실행-제2차공청회에 대한 의견을 보낸다


○ 일을 수행한 다음에는 차후실행앞에 “완-”을 기입하고, 맨 끝에는 “-수행일자”를 기입한다.
예)
완-차후실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
바로실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
=======================
완-차후실행-제2차공청회에 대한 의견을 보낸다-2006/07/13

○ 완결된 작업은 =================== 선 위로 이동한다.
*이렇게 하여 해야 할 일과 한 일을 분명하게 구분을 한다.
예)
완-차후실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
바로실행-제2차공청회 계획안에 대한 이메일을 저장한다-2006/07/13
완-차후실행-제2차공청회에 대한 의견을 보낸다-2006/07/13
=======================

○ 해당되는 프로젝트를 다 완결한 후에는 아웃룩의 일정을 선택하고, 완결된 프로젝트를 “일정 색 지정” 메뉴를 이용하여 일의 경우에는 Red로, 삶의 경우에는 Blue로 지정한다.
*일정에 표시된 작업중에서 Red 또는 Blue로 표시되지 않은 것은 아직 일을 완결하지 않은 것을 말한다
*하루를 보내고, Red와 Blue로 표시된 일정을 보면 오늘 본인이 각각 일과 삶에 얼마만큼의 시간을 사용하였는지를 알 수 있다.

○ 이제까지는 각 프로젝트내의 텍스트박스에 작성된 다음행동을 수행하였다.

○ 아웃룩의 작업내에 각 Context별로 구분하여 작성된 다음행동을 검토한다

-범주:기다림
-범주:전화
-범주:인터넷
-범주:심부름_외출
-범주:집
-범주:사무실

○ 각 Context별로 구분된 다음행동을 현재의 상황에서 할 수 있는 것이 있으면 한다.

*각 Context별로 완결한 다음행동은 “상태:”를 “완결”로 선택하여 일을 마친것을 알 수 있게 한다.

*이상과 같은 방법으로 “우리들이 매일 항상 특정 기일내에 해야하는 일”, “당연히 참석하여야 하는 행사, 미팅, 회의, 약속등과 같은 일”, 그리고, “매일 일상적으로 반복되는 업무(강의등)와 같은 일”을 다 잘 완결한다고 가정하자. 그러면, 우리들은 이러한 일을 할 때 스트레스를 받지 않고 일을 하고 있는가? 아마도 우리들 대부분은 일을 수행하는 동안에 스트레스를 받는다고 생각된다. 왜 그런가? 왜 우리들은 일을 즐겁게 하지 못하고 스트레스를 받으면서 하는 것일까?

어떤 사람의 경우는 일을 하면서 스트레스를 받는 것은 당연한 것이고, 우리들이 해야 할 일이 너무 많아 위에서 언급한 일 조차도 매일 수행하는 것은 쉽지 않다고 말한다. 그리고, 더나아가, 우리들이 생각하지도 못한 일이 수시로 닥쳐오고, 이렇게 발등에 떨어진 일을 하다보면, “해야 할 일을 아무리 미리 정해 놓아도 할 수 가 없고, 따라서 미리 계획을 하는 것은 아무 의미가 없다”고 주장하는 사람들도 많이 있다.

그러면, 우리들은 어떻게 하여야 하는가? 해결 방법은 도대체 없는 것인가? 그냥, 하루 하루 떨어지는 일이 있으면, 그냥 임기웅변으로 바로 대처하면 되는 것인가? 왜 우리는 장기적으로 계획을 세우고, 이에 맞추어 차근 차근 일을 여유있게 진행할 수 는 없는 것인가? 누군가는 전체적으로 보고, 최종 목표가 무엇이고 이것을 달성하기 위해 순차적으로 어떻게 하면 되는지를 파악하고 일정 및 작업을 미리 알려줄 수 는 없는 것인가? 왜 연구계획서 제출일과 같은 공지사항도 6개월 내지 1년전에 미리 알려주고 연구자들이 미리 준비하게 할 수 는 없는 것인가? 왜 공문은 행사를 시작하기 바로 며칠전에 항상 오는 것 일까? 왜 우리들은 항상 “바쁘다, 바쁘다!”라고 하면서 살아야 하는 것인가? 왜 만나는 사람마다 마음의 여유가 없는 얼굴을 하고 있는가? 시스템이 문제인가? 사람이 문제인가? 아니면 둘 다가 문제인가?

문제의 해결은 우리들이 하여야 하는 일이 있으면, 시간이 나는 대로 처리를 하여 항상 해야 하는 일의 양을 미리 줄이는 것이다. 그리고, 일을 실제적으로 할 수 있도록 자기관리 시스템을 만들어 일의 생산성을 높이는 것이다. 이것을 조금 더 구체적으로 기술하면 다음과 같다.

첫째로, 2분이내 할 수 있는 일은 바로 하는 습관은 갖는다. 즉, 이렇게 하여 언젠가는 하여야 하는 일의 양을 평소에 줄이는 것이다.

둘째로, 해야 할 일을 목록으로 작성하는 대신, 해야 할 일을 실제로 진행될 수 있는 다음행동으로 작성하는 습관을 갖는다. 즉, 해야 할 일을 그냥 리스트로 적으면, 일을 막상 하려고 해도 대부분 수행할 수 없는 경우가 대부분이다. 왜나하면, 해야 할 일이 한번 만에 달성할 수 있는 것이 아닐수 도 있고, 본인이 하려고 해도 다른 사람의 도움이나 정보, 자료등이 필요하여 할 수 가 없는 경우가 대부분이기 때문이다. 그리고, 더 더욱 본인이 달성하려고 하는 것이 무엇인지를 구체적으로 파악하지 않고, 일을 일단 수행하는 경우도 있기 때문이다.

다음행동은 어떻게 작성하는 것 인가? 먼저, 다음행동을 작성할 때에는 구체적으로 본인이 얻고자하는 성과를 미리 마음속으로 그려보고, 이것을 달성하기위해서 어떠한 행동을 하여야 하는지를 생각한다. 이후, 마음속으로 이러한 행동을 순차적으로 그려보면서 다음과 같은 질문을 한다. 첫 번째로 하여야 하는 행동은 무엇인가? 그리고, 그 다음행동은? 그리고 또 다음행동은? 이러한 질문을 최종목표가 가시화되는 순간까지 계속한다. 우리가 원하는 최종 목표는 해야 할 일 리스트를 작성한다고 저절로 이루어 지는 것은 아니고, 실제로 이 목표를 달성하기 위해서 필요한 모든 다음 행동을 다 기술하고 이것을 하나씩 행동으로 옮길때에 목표가 달성되는 것이다. “천리길도 한걸음부터”라는 속담을 이미 우리 선조들은 알고 있었던 것이다. 그런데, 우리들은 이러한 선조의 지혜를 실생활에 실제적으로 적용하지 않은 것이다. 현대적인 용어로 바꾸면, “목표는 다음행동으로 부터”라고 할 수 있다.

세째로, 다음행동을 Context로 분류하여 정리하는 습관을 갖는다. 즉, 이렇게하면, 실제로 해야 할 장소에서 일을 할 수 있도록 하여주므로, 일의 생산성이 높아진다.

마지막으로, 수시로 아웃룩의 범주:.프로젝트:삶(Life) 또는 범주:.프로젝트:일(Work)를 검토하고 해야 하는 일이 있으면 수시로 수행하는 습관을 갖는다. 즉, 이렇게 하여 본인이 해야 하는 일은 항상 파악하고, 무엇을 하여야 하는 지를 언제, 어디서나 알 수 있게 한다. 그리고, 특히 평소에 미리 일을 완결하기 때문에 마감일이 닥쳐서 그리고 행사 당일날 급히 하는 작업의 숫자를 줄이는 것이다.

이렇게 되면, 전혀 예상하지 않은 일이 우리 앞에 떨어지더라도 스트레스를 받지 않고 일을 할 수 있다. 이러한 것이 가능한 것은 바로 평소에 본인이 해야 할 일을 미리 완결하는 습관이 있었기 때문이다. 그리고, 이러한 습관이 바로 우리들이 무슨 일이 닥치더라도 항상 스트레스를 받지 않고 일을 끝낼 수 있도록 해주는 비밀인 것 이다.