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[메뉴얼](32) 해외봉사활동, 일정별 업무진행
해외봉사활동, 일정별 업무진행
中華民國 台中市 靑溪獅子會 창립기념식
실무자 업무자료
6월 중순, 해외봉사활동, 기획과 참가자 모집
1. 제목의 결정: 해외봉사활동, 청계사자회 창립기념식
해외봉사활동, 참가자 모집
2. 청계사자회 창립기념식 일자 획득
1) 자매클럽, 중화민국 청계사자회 창립기념식은 매년 8월 4번째 토요일 또는 금요일 중 택1하여 실시한다.
2) 이변이 없는 한 이 날에 틀림없이 기념식을 실시한다.
3) 사전에 기념식 일자를 청계사자회에 문의하여, 획득하고 이를 바탕으로 여행일정을 구상한다.
(청계사자회 기념식 일자, 사례)
- 2004년8월은 3째주 토요일 실시
- 2005년8월은 3째주 토요일 실시
- 2006년8월은 3째주 토요일 실시
- 2007년8월은 3째주 토요일 실시
- 2008년8월은 3째주 금요일 실시
- 2009년8월은 4째주 금요일 실시(한성클럽 요청에 따라 1주 연기)
3. 여행일정의 결정 및 참가자 모집공고
1) 여행사를 통하여 항공편 가능일정 파악(출국/입국)
2) 여행사 선정
3) 클럽의 증경회장단 등과 여행일정을 협의하여, 합리적인 일정을 정한 후 클럽4역이 최종 결정
4) 6월 "회장이.취임식장"에서 "해외봉사활동, 참가자 모집" 공고하여, 7월 총회장소에서는 모집을 마치고 확정과 발권 실시
5) 참가자 모집공고는 반드시 6월에 실시하는 회장이.취임식장에서 공고되어야 이후 진행되는 일정에 차질이 없다.
4. 해외봉사활동, 여행일정 통보
1) 중화민국 청계사자회에 출입국 일정과 항공편 통보
5. 해외봉사활동, 참가독려 홍보
1) 집행부는, 중화민국 해외봉사활동에 많은 참석요청 홍보
2) 특히 참가 경험이 없는 회원들에게 홍보와 권유
3) 충분한 기일을 두고 모집공고하여, 참여가 가능한 일정으로 조정할 수 있게 여유 줄 것.
6. 참가자 모집정원의 고려사항
1) 통상 모집 정원은 25명을 넘기지 말것
2) 이유:
- 관광버스 1대는 45인승, 한성클럽 회원이 60%이상을 점유하지 말 것.
- 인원분포: 가이드 1명 + 통역 1명 + 청계사자회18명+한성클럽 25명
- 한성클럽 회원 25명이 탑승하면, 청계사자회 회원은 18명만 탑승된다.
3) 한성클럽 회원 참가 신청자가 많을 경우 차라리 35명 이상이 참가하여 관광버스 2대로 이동할 수 있도록 하는 것이 좋으며,
만일 한성클럽 회원이 30명 참가한다고 가정하면, 청계사자회 회원은 13명만 탑승할 수 있는 바, 이것은 6부부만 탑승하고 나머지 회원들은 승용차로 이동하여야 하는 불편함이 초래된다.
그러므로 한성클럽 회원 참가인원은 최대 25명이하가 최적의 숫자이다.
7. 자매클럽 용평클럽의 초청 여부
1) 2008년8월 용평클럽은 자매결연 첫 해에 10명이 참석하여 동반여행을 하였다.
2) 이것은 청게사자회에서 공식적으로 용평클럽을 초청하여 실행된 것이다.
3) 앞으로도 매년 용평클럽이 참석할 것인지 여부는 논의와 협의가 필요하다.
4) 용평클럽 집행부 4명 정도를 포함하여, 확정된 참가예정자 총원이 25명 이하일 경우, 동반여행이 무난하다고 판단되나, 30명 또는 35명 등일 경우 여러가지 문제점이 발생한다는 것을 고려하여야 한다.
5) 용평클럽을 청계사자회가 이번 행사에 초청하였는가 여부는 국제교류 예의 상 최우선 고려사항이다.
해외봉사활동, 참가신청 안내
2007년8월 해외봉사활동, 여행일정표(영문), 참가신청 안내
7월 초순, 해외봉사활동, 참가자 모집 홍보
1. 참가자 모집 홍보
1) 6월 회장이.취임식장에서 공식적으로 모집공고를 실시한 후속 조치로 참가 독려 홍보
2) 참가안내 홍보
- 문자멧세지로 알림
- 홈페이지 공고
- 우편으로 안내문 발송
3) 항공요금 계약금 송금
- 예정된 항공편에 대하여 가 게약금으로 약 10%의 금액을 여행사에 게약금으로 납부(클럽 재정에서 임시 대납)
- 추후 개인들이 항공요금을 완납 시 회수
- 참가하기로 확정되었다가 위약한 경우 위약금은 개인이 물어야 한다.
2. 여행사 관련자료
1) (주)여행가족 Tel: 02-326-3088 Fax 02-326-2788
- 담당자 이정미
2) (주)여행가족 대표이사는 한신클럽 소속 장치인 라이온이며, 중국 대만을 전문 취급하는 여행사 임
3) 비행기표 값 결정, 여행자 보험 가입, 출입국시간과 항공사 선정
4) 무료 항공권 확보: 15명 이상 출국시 무료항공권 1장 획득
- 즉, 16명일 경우 1장의 무료항공권이 포함 됨
- 항상 가능한 것은 아니며 특히 성수기는 무료 항공권 제공이 안 될 수 있음
5) 참가신청자는 각 여권사본을 팩스로 여행사에 직접 팩스로 제출
- 여권 유효기간이 6개월 이상 남아있는지 확인
6) 중화민국 항공요금은 세금, 보험, 유류할증료 포함(왕복)하여 통상 350,000원~380,000원이다.
7) 항공요금 정보: 하단의 "항공요금 사례" 참고
3. 청계사자회에 여행일정 통보
1) 확정된 항공편과 출입국 정보를 중화민국 청계사자회에 신속히 통지
2) 출국일자와 시간, 귀국 일자와 시간을 신속히 통지해야 중화민국 청계사자회에서 세부적인 스케즐을 확정할 수 있다.
3) 이 통지의 신속성은 매우 중요하다.
7월 하순, 해외봉사활동, 참가자 확정공지
1. 7월 총회 장소에서 확정된 참가자 공지, 명단 발표, 항공요금 납부와 발권
2. 7월 총회장소에서 확정된 참가자에게 "참가자 여행안내문" 배포
3. 참가자 여행안내문에 포함할 사항
1) 여행일정
2) 항공편 출입국시간 정보
3) 집결시간 및 집결장소
4) 확정된 참가자명단 및 객실배정표
5) 개인준비물 내용
6) 해외안전여행자료 및 특기사항
7) 기타:
- 여권 지참 강조
- 개인선물 물품구매 정보
- 양복정장 1벌, 라이온스 배지 착용
- 참고할 복장, 특별히 지참할 물품 등 지시사항
- 디카, 환전정보, 현지 날씨정보, 핸드폰 로밍, 현지에서 통화방법 등
8) 추가 업무
- 7월 총회장소에서 안내문 배포 미 실시의 경우, 확정된 참가자에게 늦어도 7월30일 이전에 "참가자 여행안내문" 우편발송
- 홈페이지 공지
- 7월 총회장소에 미 참석자에게는 참가자 여행안내문을 우편발송
4. 청계사자회에 확정된 명단과 정보 최종통보
1) 청계사자회에 최종 통지를 신속히 한다.
- 이것은 매우 중요한 사항이다.
- 한성클럽의 최종 통지 결과에 따라, 청계자회에서도 식당 호텔예약 등 최종스케즐이 확정된다.
2) 이미 통보된 정보일 경우에도 최종 확정사항임을 고지하고 다시 통보한다.
5. 최종 통지문에 포함할 사항
1) 여행일정
2) 항공편 출,입국시간 정보
3) 확정된 참가자 명단 및 객실배정표
- 이름(영문,한자,한글)
- 직책/ 전화번호/ 남여구분/ 관계/ 객실구분
- 객실배정표 작성시 우측 여백에 객실표기란을 일자별로 만들것
4) 의전요청서
- 단상석 배정, 시상요청, 방문기념품교환 요청사항
- 의전대상자 세부인적사항 포함
5) 회장 축사
6. 의전요청서, 참고사항
1) 클럽 "방문기념품" 교환요청
2) 주요 내빈 "방문기념품" 교환요청(총재, 사무총장, 지역부총재 등 있을 경우 진행)
3) 회장 "방문선물품"교환요청(의전에서 제외하고 기념식 후 전달진행)
4) 주요 내빈 "방문기념품" 교환 요청(총재, 사무총장, 지역부총재 등 있을 경우 진행)
5) 특별 초청된 클럽의 "방문기념품" 및 회장 "방문선물품" 교환요청
- 개요: 예를 들면 국내 자매클럽인 용평클럽을 특별 초청한 경우 해당
- 먼저, 용평클럽회장에게 문의하여, 청계사자회와 "클럽 방문기념품" 또는 추가로 회장 서로 간에 "회장 방문선물품"을 교환할 것인지를 문의
- 서로 "방문기념품" 등을 교환하기로 결정된 경우, 클럽명칭 및 회장 인적정보를 정확히 기재하여 청계사자회에게 이 사실을 알리는 요지와 의전요청 공문을 발송한다.(청계사자회에는 협의보다는 일방 발송으로 요청을 진행하는 것이 편리함)
7. E-mail 전송시 참고
- 중화민국 국민들은 한글 자판 호환파일이 없어 한글이 전송될 경우깨져 외래어로 보인다.
- MS Excel, Adobe 등 파일로 문서를 작성하여야 한다.
해외봉사활동, 참가자 여행안내문
한성클럽축제,객실배정표 2007년4월
해외봉사활동, 참가자 여행안내문
해외봉사활동, 객실배정표 2009년8월
7월31일, 해외봉사활동, 항공요금 납부마감
1. 항공요금 납부와 발권
1) 6월에 항공편을 예약하고, 예약금을 클럽 재정으로 납부
2) 7월 총회 일자를 기준으로 참가자를 확정함과 동시에 항공권 발권
3) 항공권 발권은 늦어도 7월31일까지 종료한다.
4) 각 개인들은 지정된 여행사에 직접 제반 항공요금을 납부하고, 입금여부를 직접 확인한다.
5) 각 개인은 여권 사본을 여행사에 팩스로 전송
2. 발권
1) 중화민국 8월은 통상 성수기에 속한다, 그러므로 6월~7월에 항공권예약을 한 상태에서, 7월31일까지는 발권을 마쳐야 안전하다.
2) 최종 발권이 종료되면 클럽 재정으로 납부된 예약금을 회수한다.
해외봉사활동, 참가자 항공요금 납부안내
(주)여행가족 정보
8월 초순, 출국준비 업무
1. 회원들이 실시간으로 여행정보를 획득할 수 있도록 여행정보 공지(홈페이지)
2. 청계사자회 창립기념식 관련 준비
- 한성클럽 회장의 축사 전송(축사를 미리보내 인쇄물에 삽입토록 추진)
- 한성클럽 클럽 방문기념품 제작
- 한성클럽 회장 방문선물품 구매(선택사항)
- 봉사금 달러로 환전 $1,000
- 클럽 지원금 수령 500,000원
3. 단상석 의전요청
- 단상석 배정 등 의전요청서 통지
- 추가정보: "[메뉴얼](33)" 에서 획득
4. 클럽 지원금, 500,000원의 용도
- 클럽 방문기념품 제작, 약20만원
- 회장 방문선물품 구매, 약10만원
- 클럽 단체선물품 구매(인천공항 면세점에서 취식물 구매), 약20만원
해외봉사활동, 2007년8월 여행일정표(영문)
8월 중순, 단체 및 개인 준비물
단체, 준비물
1. 한성클럽 유니폼
1) 모든 유니폼에 한성클럽 휘장 부착 여부 점검(특히 신입회원 유니폼 확인)
2. 한성라이온스클럽 회원수첩
1) 회원수첩을 제작한 경우 50권 전달
2) 회원수첩을 제작하지 않은 경우 매번 10권 전달
3) 참고:
2006년8월: 청계사자회에 40부 전달
2007년8월: 청계사자회에 10부 전달
2008년8월: 청계사자회에 45부, 용평클럽에 5부 전달
3. 한성클럽 로고있는 봉투 5개 준비
1) 봉사금전달, 통역 팁, 가이드 팁, 기사 팁에 사용
2) 참고:
2007년8월 투어버스 1대, 봉투 준비못함
2008년8월 투어버스 2대, 봉투 7개 준비
4. 클럽 "방문기념품" 및 회장 "방문선물품" 구매
1) "클럽 방문기념품"은 의전에서 회장이 상대 회장에게 전달하는 클럽 서로간에 이루어지는 "기념품"이다.
- 받은 기념품은 회장 개인소유물이 아니며, 클럽사무실에 귀속되어야 한다.
- 다만, 사무실 보관 약 1년 후 해당 회장이 가져가는 관례가 있다.
2) 추가로 준비하는 "방문선물품"은 회장 서로간에 주고 받는 선물품이며, 의전대상에서 제외한다.
- 시간 관계상 그리고 중복전달 상황으로 보이는 분위기 예방수단이다.
- 받은 방문선물품은 개인소유물이며, 회장에게 귀속된다.
3) "방문기념품" 제작은, 클럽이 증정하는 물품이므로 의미와 명칭을 명확히 기재하여야 하고, 주로 "패" "기념물" 형태로 준비하면 무난하다.
4) "방문선물품" 제작은, 회장 개인이 증정하는 물품이므로 명칭 기재문구가 자유로우며, 주로 "기념물" "상품"형태로 준비하면 무난하다.
5) "기념품"과 "선물품" 구분의 개념파악이 안 되어 동일한 "패" 2개를 재작하여 전달하는 이상한 일을 반복하여서는 안 된다.(기존 사례있음)
6) 추가정보: 하단의 "D-day 창립기념식 의전" 참고.
5. 방문기념품, 방문선물품에 대하여
1) 추가정보: 하단의 "D-day 창립기념식 의전" 참고
6. 특별 초청된 클럽이 있을 경우, "방문기념품" 및 회장 "방문선물품"
1) 개요: 예를 들면 국내 자매클럽인 용평클럽을 특별 초청한 경우에 해당한다.
2) 청계사자회와 용평클럽 간에 의전으로, 서로 "방문기념품" 및 회장의 "방문선물품"을 전달 교환할 것인가를 당사자에게 묻고, 한성클럽은 추진 도우미 역할을 한다.
7. 단체 선물품(취식물) 구매
1) 출국 시 인천공항내 면세점에서 구매하면 편리하다.
인천공항 면세점에서 구매사례:
- 구매금액은 통상 200,000원~300,000원
- 인삼주 약 5병
- 전통주 약 5병
- 팩소주 약2박스(면세점에는 없음)
- 복음고추장(튜브형) 3~4박스(한성클럽 회원용)
- 인삼 사탕류
2) 한성클럽이 상대 클럽 전체회원들에게 전달하는 선물품이다.
3) 상대 클럽 회원 개인이 나누어 갖거나 회식 장소에서 함께 취식할 수 있는 공산품, 취식물, 주류를 구매한다.
4) 약20만원
8. 출국예정자 이상여부 재 확인
1) 문자통지로 간편하게 중간 점검
개인, 준비물
1. 필수 준비물
1) 양복정장 1벌(창립기념식장에서 착용)
2) 라이온스클럽 배지 착용
3) 여권 휴대(잔여기간 확인/ 복사1부 별도휴대)
2. 청계사자회 회원수첩 휴대
1) 상대방의 이름을 기억하고 서로 불러준다는 것은 매우 유쾌한 일이다.
2) 청계사자회 회원들과 대화를 나눌 때 이 사람 이름이 무엇인지 기억하기 어려울 경우 좋은 참고가 된다.
3. 라이온스 명함 휴대
4. 간이형 빈 가방 추가
1) 작은 화물가방을 가져간 회원에게 해당한다.
2) 대만에서 개인에게 받는 선물이 많아 작은 화물가방에는 선물을 넣을 공간이 부족하다.
5. 술 해독제
1) 약국에서 판매하는 간 보호제
2) 음주 과대로 인한 숙취해소 목적
- 제품정보: 여명808, OOO(작은튜브액체)
- 헛개나무 추출물 제품이 효과가 있으며, "컨디션"류는 효과가 없다.
6. 개인 복용의약품, 전염병 예방수단
1) 기존에 복용하던 의약품
2) 개인 상비 의약품, 피하그라
3) 신종풀루, 사스 예방용 마스크
7. 신용카드, 환전
1) 미국달러US$ 및 타이완달러TW$필요
2) 미리 시중은행에서 환전하면 환율손실을 예방한다.
3) 환율정보: 하단의 "중화민국정보" 참고
8. 핸드폰, 카메라, 켐코더, 예비밧데리, 만능콘센트
9. 개인 선물준비(청계사자회 개인들에게 전달)
1) 개인 선택사항이며, 매년 4월과 8월에 개인끼리 나누는 정이다.
2) 수량은 15~20개 정도, 10,000원 범위 저렴한 가격대 선물품 권장
3) 선물을 포장할 때 걷 표면에 본인 라이온스명함을 부착하여 완성한다.
4) 처음 출국하는 회원의 경우, 청계사자회 총무에게 일괄 맏기거나, 청계사자회 회원수첩을 보고 메모지에 이름을 적어 명단과 함께 총무에게 일괄 전달하는 것이 편리하다.
10. 장기자랑으로서 중국어 노래 준비
1) 매년 약속된 사항이며, 가사를 적어서 보고 불러도 좋다.
2) 창립기념식장에서 부를 단체노래 준비
- 단체 합창곡 1곡을 미리 선정할 것
3) 추가로 개인기 있으신 분 준비해 가면 영웅대접 받는다.
11. 기타
1) 썬크림, 썬그라스, 모자, 운동화, 세면도구, 양말, 팬티 등 속옷, 손수건, (수영복, 수영모자, 수경)
2) 필기구, 여행용 지갑
3) 피하그라 씨알있어는 가져가야 쓸모가 없다.
8월 하순, 출국 직전 점검
1. 출국 전 날 회원점검(회장 또는 총무가 실시)
1) 출국준비 이상여부 확인전화
2) 인천공항 도착 장소와 시간 통지
3) 여권지참과 시간엄수 통지
2. 여권휴대 점검
1) 여권은 가방에 미리 넣어 보관할 것
3. 카고케리와 핸드케리
카고케리
1) 통상 화물에 싣는 가방의 총 무게는 20KG이하로 제한한다.(아시아나, 대한항공 일반석 해당)
2) 20KG을 초과할 경우, 초과 무게의 운송요금은 추가로 지불한다.
3) 단체 출국은 단체의 총 무게를 참작하여 개인의 초과무게를 인정해 줄 수 있다.
핸드케리
4) 기내 좌석으로 가방을 휴대하고 들어갈 수 있는 가방의 크기 한계는 엄격하게 통제한다.
5) 각자 미리 가방의 크기를 자로 측정하여 반입가능 여부를 확인할 것.
- 간혹, 핸드케리에 해당한다고 믿었던 자기 가방이 규격을 초과한 크기로 판명났을 경우, 다시 화물로 보낼 시간이 부족하여 낭패를 당할 수 있다.
6) 통상 핸드케리 크기는 40X55x20= 합115Cm(무게 12kg이하)이다.
7) 핸드케리에 액체류를 넣어 탑승할 수 없다(액체폭발물로 간주)
- 액체화장품, 액체의약품, 액채 음료수 등 액채류 일체는 휴대하고 탑승할 수 없다.
4. 연락처 남기기와 안전여행
1) 자기가 해외여행을 한다는 사실과 일정을 가까운 지인에게 알리고, 비상 시 현지 연락수단을 알려준다.
2) 해외에서 위급한 상황에 대처할 수단을 강구한다.
- 여권 복사본 1부 별도 보관
- 현지에서 현지인 및 한국의 비상연락 전화번호를 적어 관리한다.
- 허리띠형 속지갑 등을 착용하고 여행한다.(미니 쌕)
- 돈은 분산하여 관리한다.
- 혼자서는 우범지역과 한적한 곳을 가지말라.
해외안전여행
항공화물 탁송의 한도
D-day, 집결, 인천국제공항
1. 여권 지참확인
- 집결하자마자 즉 출국 2시간 전에 반드시 여권 지참여부 일일히 확인
- 만일 여권 미 지참 시 되돌아올 시간 확보
2. 중화민국 현지 일정정보 획득배포
- 획득된 일정표 배포
- 객실배정표 배포
3. 라이온스배지 착용
1) 서로 착용 여부를 확인하여 조치한다.
2) 사무장은 대여용 배지 5개 정도를 미리 준비하여 가져간다.
4. 환전
1) 공항 내 은행에서 미국달러, 타이완달러로 환전
5. 핸드폰 로밍
1) 자기의 핸드폰이 자동로밍인 경우는 조작 전환
2) 로밍 또는 랜탈폰 필요 시 공항 내 1층에 있는 SK로밍센터 이용
6. 공동 거치금
1) 공동거치금은 통역, 가이드의 팁 등에 사용된다.
2) 부부동반 여부를 무시하고, 라이온 당 US$20~30(2~3만원)씩을 걷어 총액 약 US$300~600을 확보한다.(관광버스 1대 기준)
3) 추가정보: 하단의 "공동거치금 사례" 보기
7. 점검 및 탁송
1) 개인지참물의 공항도착 이상여부 확인
2) 인원의 접검
3) 여행사 안내직원 상봉, 항공권 인수, 여권인수
4) 화물 탁송
- 화물의 탁송을 마친 후 약 10분간 그 자리를 떠나지 말 것
- 이송되는 화물이 검색대를 통과하지 못할 수 있음에 주의
- 신속한 입국장으로 이동, 입국장으로 이동 중에 후대하던 핸드케리가 통과하지 못할 경우 되돌아와 화물탁송에 추가할 수 있는 시간을 얻을 것
5) 화물 휴대탑승
- 고가품 및 파손의 우려가 있는 물품의 휴대탑승(비디오, 디카, 도자기류, 귀금속)
- 화물탁송 시 무게가 통상 20KG을 초과하는 무거운 물품이 있을 경우활용
- 액체류를 휴대하고 탑승할 수 없으니 다시한번 확인한다.(액체폭발물로 간주)
8. 출국장 면세점
1) 단체 선물품(취식물) 구매
- 검토 물품목록: 인삼주, 전통주, 팩소주, 김치 등 식품류
2) 한성클럽 회원용 1회용 복음고추장 등
3) 개인 면세품 구매
- 개인 면세품 구매가 필요한 경우 인천공항 면세점에서 구매하여 출국할 것.
- 중화민국에서 귀국 시 중화민국 현지 면세점에서 구매할 적당한 상품을 고르기가 어렵다.
- 주류의 경우도 인천공항에서 구매하여 귀국 시 인천공항에서 인수하는 것이 편리하다, 귀국편 항공기에서 구매할 경우 기내 비치품이 없으면 살 수 없다.
D-day, 도착, 중화민국 / 환영회
환영영접 인사말
1. 중화민국 공항 내 입국장에서 영접 나온 청계사자회 회원 가족들과 첫 만남에서 인사말 나누기
1) 중국어로 인사말 나누기
2) 니하오/ 하오지우부찌엔/ 씨에씨에/ 깽 호우/ 뿌 호우/ 펑유/ 호우츠/건빠이/
호텔 입실
2. 타이충시에 있는 전국대반점(National hotel)
1) 4Star급 호텔이다.
2) 객실요금은 2인1실, 조식포함 $95 ~ $100 이다.
환영연회
3. 환영연회는 전국대반점(Nationan hotel)내 지하 1층에 있는 금룡관(Golden dragon hall)에서 실시한다.
4. 출국 첫째날 저녁만찬으로 실시되는 환영회는 청계사자회 회원과 부인들이 대부분 참석한다.
1) 환영연회는 만찬과 여흥으로 약 2시간 동안 성대하게 진행된다.
2) 청계사자회 회원과 부인 대부분이 참석하여 우리를 환영한다.
5. 정장차림일 필요는 없으나 정장에 준하는 단정한 평상복을 착용하여 첫 인상을 좋게한다
1) 반바지 차림이나 실내활동 복장은 결례가 된다.
6. 음주문화가 우리와는 다르므로 고량주를 마실 경우 과음에 주의할 것.
1) 미리 간장보호제를 먹고 연회장에 들어가는 센스
2) 고량주를 마실 경우 아주 소량씩 긴 시간에 걸쳐 마실것.
7. 단체 및 개인선물 교환
1) 한성클럽 단체선물을 첫 날 환영회장에서 즉시 전달할 것.
2) 청계사자회 회원들이 환영회장에서 개인에게 선물을 주는 경우가 많다.
3) 이 날 한성클럽 회원들도 준비 해 간 선물이 있으면 전달하는 것이 편리하다.
8. 개인 장기자랑
1) 각자 노래 1곡씩 준비해 가서 부를 것
2) 중국어 노래를 부르면 최고의 대접을 받으며, 차기 연회비를 면제받을 수도 있다.
중국어 한마디
D-day 또는 D+1, 중화민국, 창립기념식
1. 창립기념식은 타이충시 교원대반점(hotel)의 2층 대연회장(LIN'S garden restaurant)에서 실시한다.
2. 양복정장, 라이온스클럽 배지 착용
3. 라이온스 유니폼 착용, 방명록 기재
4. 청계사자회가 달아주는 가슴명찰과 꽃사지 착용
5. 의전, 총무업무
1)총무는 통역을 동반하여 의전진행에 관한 업무협의를 신속히 실시한다.
2) 애국가 순서는 대한민국 국가를 먼저 실시한다.
3) 시나리오에서 회장 인사말 순서, 방문기념품 전달 순서, 봉사금 전달 순서를 확인한다.
- 청계사자회 의전에서 회장 인사말 후 이어서 클럽 방문기념품 전달과 봉사금 전달을 실시한다.
- 회장 방문선물품 전달은 의전에서 제외한다.(혼동주의)
4) 시상대 도우미에게 시상품 미리 전달, 봉사금은 회장이 직접 휴대
- 봉사금은 회장이 직접 휴대하였다가 의전에서 전달하면 안전하다.
- 의전 진행 중 봉사금을 찾지 못하여 낭패를 당하는 일이 재발되어서는 안 된다.(한성클럽 사무장을 믿지 마라)
6. 의전, 추가
1) 한성클럽 회장 등 단상석 안내
- 단상석 대상자가 다수일 때 미리 공문을 보내 의전요청할 것
- 354-A지구 총재 또는 사무총장급 인사, 지역 부총재, 지대 위원장, 클럽 회장이 단상석 대상이다.
2) 300-C1구 총재 방문기념품 수령, 감사장 수령
- 대상자가 다수일 때 미리 공문을 보내 의전요청할 것
- 클럽 회장, 지구 총재, 사무총장급 인사
3) 클럽 회장, 방문기념품 전달(상호교환)
- 각 클럽 회장 인사말 후 자발적으로 이어서 클럽 방문기념품을 전달할 것.
- 만일, 사회자 맨트가 이어지지 않아도 임의진행하면, 시상도우미 진행과 함께 절차가 자동으로 이루어진다.
- 방문기념품과 봉사금전달 시간은 이 때만 가능한 상황으로 매년 반복되었으며, 이 때를 놓치면 2부 순서에서 진행될 수 있도록 업무를 협의한다.
4) 한성클럽, 봉사금 전달 $1,000
5) 한성클럽, 회장 축사
- 미리 이메일로 전송하여 중국어로 번역되게 하라.
7. 방문기념품, 방문선물품 추가정보: 하단의 "...개념설명" 참고
8. 2부 만찬회에서 한성클럽 단체노래 실시
1) 미리 단체노래를 정하여 준비하자
9. 단체 기념사진
1) 2부 행사를 마치고, 단체 기념촬영이 있다.
2) 한성클럽 회원은 자리를 떠나지 말고 대기할 것
10. 기타 참고사항
1) 의전, 방문기념품 봉사금 전달
- 청계사자회 프로그램을 보면 항상 방문기념품과 봉사금 전달 순서가 기재되어 있지 않다.
- 총재 등 연설자가 연설이 끝나면 이어서 바로 방문기념품전달 순서를 진행한다.
- 이 상황을 보면서, 한성클럽 회장도 축사를 마친 후 그 자리에서 방문기념품과 봉사금전달을 진행하면 된다.
2) 국민의례에서 대한민국 애국가 먼저 실시
- 2007년4월부터 상호 약속 하에 수정하여 실시되는 것이다.
- 국가 외교의전과 동일하게 방문하는 외국국가를 먼저 실시한다.
3) 한성클럽 단체입장에서, 입장 시 표정관리와 사자후 실시에 대한 사전교육
- 회원의 부인들에게 입장식 참여와 사자후 설명필요
- 선창자 지정과 ...하나 두울 셋 와~!
D+2~D+3, 중화민국, 여행 및 봉사활동
1. 체크아웃, 투어버스 탑승
1) 전 날 늦은 귀가로 인한 늦잠을 잘 수 있으나, 신속한 조식과 지정시간 내 투어버스 탑승
2) 조식> 짐 정리와 퇴실> 체크아웃> 투어버스 탑승까지 지정된 시간 내에 마칠려면, 늦은 기상을 하여서는 안 되므로 회원들의 상호 관심이 중요 하다.
2. 복장
1) 여행을 위한 자유복장
2) 모자, 선크림, 카메라 등
3. 개인 친선교류
1) 한 사람과 지속적인 친교를 하지 말고, 서로 돌아가면서 고르게 관심을 갖고 대화한다.
2) 항상 상대를 배려하는 것을 기본으로 한다.
4. 과음에 주의
1) 과음으로 인한 후유증이 있을 경우, 여행 컨디션을 망칠 수 있다.
5. 합동봉사활동
1) 여행 중 봉사활동을 겸한다.
2) 봉사활동을 겸한 투어를 더욱 발전시키는 방안을 연구한다.
D+3, 중화민국, 환송회
1.복장
1) 자유복장
2. 환송연회에서 마음껏 즐기자
1) 매년 환송연회는 음주가무와 함께 깊은 우정을 쌓는다.
2) 술 권유는 오직 청계사자회 회원들에게만 한다.
- 한성클럽 회원들끼리 술을 권유하거나, 마시라고 독촉하거나, 건배를 제의하는 것은 "반역행위"로 간주된다.(관례로 성숙됨)
- 오직, 청계사자회 회원들을 술로 "넉아웃시킨다"는 목표를 세우고 공격한다.
3. 한성클럽 회원들은 간 보호제를 미리 마시고 환송연회장에 들어가라.
1) 미처 준비해 간 술 해독제가 없다면, 소문내며 구하라.
D+4, 중화민국, 출국
1. 출국 준비
1) 여권 휴대확인
2) 공항도착 시간 엄수 체크
2. 통역, 가이드, 기사 팁 지급
1) 통상 공항으로 이동하는 버스에서 박수와 함께 지급
2) 참가여행자들이 낸 소액 거치금으로 집행
3) 한성클럽 명칭이 인쇄 된 우편봉투를 사용하여 지급
4) 추가정보: 하단의 "팁 지급사례" 참고
귀국, 인천공항/ 후속조치
인천공항
1. 해단식
1) 인천공항 입국장을 빠져나온 후 집합하여 공식 해단식
2) 회장의 간단한 인사말과 함께 이상여부 확인 후 해산
후속조치
2. 사진
1) 회원들은 각자 찍은 사진을 지정된 웹하드에 올리기 할 것.
2) 회원들은 지정된 웹하드에서 자기 사진을 다운 받을 것.
3) 사진을 CD로 직접 제작하여 선물
4) 청계사자회 회원들에게 사진을 CD로 제작하여 선물
웹하드 : http://www.webhard.co.kr
ID: iloveasia Pass: 비공개
3. 회장의 감사멧세지
1) 이멜을 이용하여 청계사자회 회장에게 감사멧세지를 전송한다.
2) 홈페이지에도 감사멧세지를 올려 공유한다.
4. 공동거치금의 잉여가 있을 경우
1) 인천공항 해단식장에서 간단하게 구두로 설명
2) 9월 월례회에서 서면으로 결산보고 후 잉여금을 반환한다.
5. 해외봉사활동, 참가결과 보고
1) 9월 월례회에서 결과보고
2) 특기사항 있을 경우 설명
중화민국, 정보
1. 현지 기온
1) 매년 8월20일 전후 중화민국 현지 기온:
- 타이페이: 온도 28도~34도, 습도 45%~70%
- 타이중 : 온도 30도~35도, 습도 55%~75%
2) 출국일 기준, 항상 한국보다 더 더운 기온이다.
- 한국의 한여름 날씨와 같으므로 반팔 셔츠, 얇은 옷 준비
2. 시차
1) 한국보다 1시간이 늦다.
- (예)한국 오전 11시00분 = 타이페이 오전 10시00분
3. 환율
1) 2007년8월 기준
- 통상 30:1이다.(한국 30원\ = 1원TW$ 타이완)
- (예)한국 30,000원\ = TW$ 1,000원 타이완
2) 2009년8월 기준
- 통상 40:1이다. (한국 40원\ = 1원TW$ 타이완)
- (예)한국 40,000원\ = TW$1,000원 타이완
- (TIP)현지에서 물건 구입후 US$를 지불할 경우, 계산방법은 한국돈을 US$로 환산하여 지불하는 것이 환율이득을 볼 수 있으며, 반대로 타이완달러를 US$로 환산하여 지불하면 큰 금액의 환율차이 손실이 발생한다.
4. 호텔 객실요금
1) 4Star급 도시 호텔(2006~2009)
- 타이페이, Hillton Hotel: 2인1실 조식포함 US$110
- 타이중, 전국대반점 Natationaj Hotel: 2인1실 조식포함 US$98
- 타이난, Tainan Hotel: 2인1실 조식포함 Twinbed US$95, Doublebed US$92
- 카오슝, OOHotel: 2인1실 조식포함: US$80
2) 2Star급 지방휴양지 호텔(2006~2009)
- 아리샨, 국립공원일대 Hotel: 2인1실 조식포함 US$50
- 휴양리조트: 2인1실: 조식포함 US$45
5. 태풍
1) 남태평양에서 다가오는 태풍이 중국과 필리핀 사이에 위치한 중화민국으로 돌진하여 태풍피해를 가장 많이 받는 국가에 속한다.
2) 매년 5월~8월 사이에 강한 태풍이 중화민국 남부지방인 카오슝일대에 상육하고 있으며, 이로인한 태풍재난이 자주 발생한다.
3) 2002년에 큰 태풍재난이 있었으며, 2009년8월에는 태풍 모라꼿이 타이완 전체를 강타하여 50년이래 최대 재난을 격었다.
4) 한성클럽 해외봉사활동 출국일정은 매년 8월3째주 토요일 전후이며, 이 때는 항상 큰 태풍이 지나간 후의 흔적을 볼 수 있으며 한편 타이중은 중화민국에서 가장 태풍피해가 적은 지형적특성을 가진 안전지대이다.
6. 핸드폰 로밍
1) 대한민국 핸드폰을 로밍하여 중화민국 현지에서 사용하는 경우:
- 국제전화 통신사번호+ 국제전화 국가번호+ 첫자리 0을 뺀 지역번호+ 전화번호
- 한국의 국제전화 통신사번호는 002입니다.
- (예) 002 + 82 + 10 + 8882 + 0188(핸드폰에서 앞자리 010 중 0을 뺀 10)
2) 중화민국 핸드폰을 중화민국 현지에서 사용하는 경우:
- 국제전화 통신사번호+ 국제전화 국가번호+ 첫자리 0을 뺀 지역번호+ 전화번호
- 중화민국의 국제전화 통신사번호는 001입니다.
- (예) 001 + 82 + 10 + 8882 + 0188(핸드폰에서 앞자리 010 중 0을 뺀 10)
3) 자동로밍 핸드폰의 경우, 자기 핸드폰에 예치된 전화번호를 선택하여 발신하면 통화가 안된다.
- 무슨 뜻인가 하고 의아해하시는 분이 많으며, 이 문제로 전화통화가 안 된다고 말하는 사람이 많습니다.
- 자기 핸드폰에 타인의 전화번호가 메모리된 것을 선택하여 누르기 버튼으로 발신하면, 현지국가의 국제전화 국가번호가 자동으로 맨 먼저 나타나게 되어 잘못된 발신전화번호가 되어 버립니다.
(사례 예)
886 + 002 + 82 + 10 + 8882 + 0188
즉, 886은 선택하지 않았으나 자동으로 적용되어, 잘못된 전화번호가 되어버립니다.
- 해결책:
긴 전화번호를 일일이 직접 눌러 전화를 걸어야 바른 발신이 됩니다.
이 경우 886은 자동으로 적용되지 않아, 바른 전화번호가 됩니다.
경험사례
항공요금(타이페이국제공항_인천국제공항)
한국 인천국제공항에서 중화민국 타이페이국제공항 간 운행하는 왕복항공권 발권사례
1. 2005년8월: 16명, 1인당총액 320,000원(대한항공)/무료1장
2. 2006년8월: 18명, 1인당총액 350,000원(아시아나항공)/무료1장
3. 2007년8월: 23명, 1인당총액 370,000원(케세이퍼시픽)/무료1장
4. 2008년8월: 38명, 1인당총액 453,500원(케세이퍼시픽)/무료1장
(유류인상 폭등으로 인한 적자운항 상황)
(항공요금: 355,000원/ TAX, 유류할증료: 95,500원/ 보험료: 8,000원)
5. 2009년8월: 24명, 1인당총액 298,000원(케세이퍼시픽)/무료없음
공동거치금
한성클럽이 단체 출국시 인천국제공항 집결지에서 통역 가이드 등의 팁에 사용할 목적으로 공동거치금을 걷은 사례.
1. 2005년8월 라이온 당 24,000원(US$20) 총액 약35만원
2. 2006년8월 라이온 당 50,000원, 총액 약80만원(잉여금이 있어 귀국 후 회원 당 2만원씩 회수)
3. 2007년8월 라이온 당 30,000원, 총액 약40만원
4. 2008년8월 참가자 개인당 US$20(25,000원) 총액 약60만원(관광버스2대)
5. 2009년8월 참가자 개인당 US$20(25,000원) 총액 60만원(잉여금이 있어 타이완공항에서 과자를 구매하여 회원들에게 배분함)
통역 가이드 기사 팁
1. 팁의 개요
1) 기사, 통역, 가이드에게 지급되는 일일급여는 중화민국 청계사자회에서 전액 부담한다.(한성클럽 축제에서는 반대로 한성클럽이 전액 부담한다)
2) 한성클럽은 이들에게 팁을 지급한다.(한성클럽 축제에서는 반대로 청계사자회에서 팁을 지급한다)
3) 매년 이들에게 지급할 팁을 확보하기 위하여 한성클럽 참가회원들에게 인천공항에서 소액을 걷는다.
2. 팁의 지급실태
1) 2005년4월 한국에서
청계사자회: 주 통역 200$(약22만원)
한성클럽: 기사 10만원, 주 통역 20만원(일급 10만원씩 별도)
2) 2005년8월 대만에서
한성클럽: 기사 $50, 가이드 $50, 주 통역 $100(약11만원)
청계사자회: 기사, 가이드 지급 안함, 주 통역 3,000TWD
3) 2006년4월 한국에서
청계사자회: 지급없음(청계사자회가 여행사 투어버스를 선정하여 별도계약으로 입국함)
한성클럽: 가이드 10만원(가이드가 한성클럽 회원 탑승을 거절하여 분쟁발생) 통역: 없음(통역없이 동반여행)
4)2006년8월 대만에서
한성클럽: 기사 50$, 가이드 50$, 주 통역 200$(약24만원)
청계사자회: 고정거래 여행사란 이유로 팁 지급 안함
5) 2007년4월 한국에서
청계사자회: 주 통역 $100(약14만원)
한성클럽: 기사 10만원, 주 통역 10만원(일급 15만원씩 별도)
6) 2007년8월 대만에서
한성클럽: 기사 50$, 가이드 100$, 주 통역 200$(약28만원)
청계사자회: 기사 1,000TWD(약3만원), 가이드 2,000TWD(약6만원), 주 통역 3,000TDW(약10만원)
7) 2008년4월 한국에서
청계사자회: 주 통역 $100(약15만원)
한성클럽: 기사 20만원, 통역 20만원(일급 15만원씩 별도)
8) 2008년8월 대만에서(관광버스 2대)
한성클럽: 기사 2명 각 50$, 가이드 1명 100$(다른 한대는 가이드 없음), 주 통역 $100(약15만원), 보조통역: $100(강규익L 자녀)
청계사자회: 기사, 가이드 지급 안함, 통역: 긴급 투입 1일 통역으로 별도 팁 지급없이 일급을 지급
9) 2009년4월 한국에서
청계사자회: 통역$
한성클럽: 기사 원, 통역 원(일급 20만원씩 별도)
10) 2009년8월 대만에서(지방여행 시 관광버스 2대, 통역 2명)(도시이동 시 관광버스 1대, 통역 1명)
한성클럽: 주 통역 1명 150$(약20만원), 기사 가이드 생략
청계사자회: 없음
방문기념품, 방문선물품 교환사례
1. 2005년4월 한국에서
- 한성클럽: 클럽 방문기념품 전달, 회장 방문선물품 전달
- 청계사자회: 클럽 방문기념품 전달, 회장 방문선물품 전달
2. 2005년8월 대만에서
- 한성클럽: 클럽 방문기념품 전달, 회장 방문선물품 전달
- 청계사자회: 클럽 방문기념품 전달, 회장 방문선물품 전달
3. 2006년4월 한국에서
- 한성클럽: 클럽 방문기념품 전달, 회장 방문선물품 전달
- 청계사자회: 클럽 방문기념품 전달, 회장 방문선물품 전달
4. 2006년8월 대만에서
- 한성클럽: 클럽 방문기념품 전달, 회장 방문선물품 전달
- 청계사자회: 클럽 방문기념품 전달, 회장 방문선물품 전달
5. 2007년4월 한국에서
- 한성클럽: 클럽 방문기념품 전달, 회장 방문선물품 전달
- 청계사자회: 클럽 방문기념품 전달, 회장 방문선물품 전달
6. 2007년8월 대만에서
- 한성클럽: 클럽 방문기념품 전달, 회장 방문선물품 전달
임충래 부총재 방문기념품 전달: 현 회장
- 청계사자회: 클럽 방문기념품 전달, 회장 방문선물품 전달
클럽 방문기념품 전달 추가: 임충래 부총재
회장 방문기념품 전달 추가: 임충래 부총재
7. 2008년4월 한국에서
- 한성클럽: 클럽 방문기념품 전달, 회장 방문선물품 전달
- 청계사자회: 클럽 방문기념품 전달, 회장 방문선물품 전달
8. 2008년8월 대만에서
- 한성클럽: 클럽 방문기념품 전달, 회장 방문선물품 전달
임충래 총재 방문기념품 전달: 전 총재 3명, 원로회장1명, 현 회장
용평클럽 방문기념품 전달
- 청계사자회: 클럽 방문기념품 전달, 회장 방문선물품 전달
클럽 방문기념품 전달 추가: 임충래 총재, 조광익 사무총장, 용평클럽 회장
회장 방문선물품 전달 추가: 임충래 총재
9. 2009년4월 한국에서
- 한성클럽: 클럽 방문기념품 전달, 회장 방문선물품 전달
- 청계사자회: 클럽 방문기념품 전달, 회장 방문선물품 전달
클럽 방문기념품 전달 추가: 임충래 총재
10. 2009년8월 대만에서
- 한성클럽: 클럽 방문기념품 전달, 회장 방문선물품 전달
용평클럽 방문기념품 전달
- 청계사자회: 전달품 없음
11. 2010년4월 한국에서
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방문기념품, 방문선물품에 대한 개념설명
1. 개념
1) 방문기념품은 클럽 사이에 이루어지는 기념품교환이다.
- 클럽지원금으로 집행한다.
- 청계사자회 창립기념식 또는 한성클럽 창립기념식에서 전달하는 의전기념품이다.
- 통상 상징물 또는 패를 재작, 클럽의 명칭을 명확히 기재하여 전달한다.
- 봉사금 전달과 함께 서로 교환하는 클럽 방문기념품이다.
- 받은 방문기념품은 회장 개인소유물이 아니며 클럽에 비치하여야 한다.(참고: 클럽 내 공간이 부족하여, 한성클럽 내에 일단 비치하였다가 1년후 당시 회장이 가져가는 것으로 합의된 상태임)
2) 방문선물품은 회장 사이에 이루어지는 선물품교환이다.
- 클럽지원금으로 집행이 가능하다.
- 방문선물품은 의전대상이 아니다, 그러므로 의전의 2부행사 또는 다른 만찬연회에서 전달하는 것이 바람직하다.
- 회장 개인이 가져가는 개인소유물이다.
- 한성클럽 회장이 개인적으로 청계사자회 회원들에게 주는 "개인선물품" 즉 누구나 개인적으로 준비하는 15개~30여개의 선물품은 이 항목에 해당되지 않는다.
3) 공식의전에서 클럽 방문기념품 교환이 있으므로, 회장끼리 추가로 "방문선물품"을 교환하는 것은 없어도 무방하나, 현재 관례로 회장 상호간에 선물품을 교환하고 있다.
- 회장 방문선물품은 환영회 또는 다른 만찬연회에서 모든 회원들이 지켜보는 가운데 서로 교환하는 것이 개선된 방법이라고 할 수 있다.
2. 잘못된 실태 지적
1) 2006년8월, 2007년8월, 2008년8월 의전에서.
방문기념품과 방문선물품 이 2가지 물품을 시상도우미에게 맏겨 한번에 다 전달하였다.
- 이에 추가하여 봉사금전달까지 실시하는 상황이 상당히 어색하고 산만하고 또 내빈들에게 무리한 모습으로 비춰지곤 하는 실태를 2006년, 2007년, 2008년 모두에서 반복하였다.
- 이와 반대로 청계사자회는, 클럽 방문기념품만 교환전달하고 봉사금을 수령하는 것으로 의전을 마치고, 2부 순서 또는 만찬연회 사석에서 청계사자회 회장이 방문선물품을 추가로 전달하는 모습을 매년 발견할 수 있다.
2) 한성클럽 실무자는 청계사자회 의전행동을 자세히 관찰하기 바라며, 시상도우미에게 방문선물품까지 2개를 다 맏기는 일을 하루 속히 근절하여야 한다.
3. 기타
1) 2009년8월 의전에서.
- 사무장의 주의로 회장 방문선물품은 시상도우미에게 전달하지 않은 결과, 클럽 방문기념품 교환과 봉사금 전달만 공식의전에서 실시하였다.
- 2부 만찬연회에서 회장 방문선물품 전달이 사적으로 이루어진 것이 아쉬운 점이며, 개선할 과제이다.
참가예정자 명단에 사무장 포함여부
1. 클럽은 직원으로 채용된 사무장에 대하여 중화민국 여행을 할 수 있는 어떠한 특혜나 인센티브를 주지 않으며, 고용관계에서도 이러한 구분은 분명하게 하고 있다.
2. 한성클럽 사무장을 해외봉사활동 참가자 명단에 포함할 것인지 여부는 전적으로 회장에게 달려 있으며, 사무장을 참가시킬 경우 이로 인한 경비 일체를 회장이 부담하여야 한다.
3. 사무장이 참석하면 회장 및 총무의 보조로 활용되며, 사진촬영, 비품관리, 시상 및 진행 도우미 역할을 하는 것이 주 임무이다.
4. 사무장이 참가할 경우 그 비용 부담내용에 대하여 좀 더 구체적으로 설명하면,
1) 사무장의 항공요금을 회장이 부담한다.
2) 다만 무료항공권이 발생할 경우, 이 무료 항공권을 사무장에게 배정하며, 무료항공권에 추가되는 유류할증료 택스 보험료만 회장이 부담하면 된다.
3) 호텔에서 사무장의 객실요금을 회장이 전액 부담한다.
4) 이 외에도 사무장으로 인하여 부가되는 제반비용은 전액 회장이 부담한다.
5. 만일 사무장이 참가하지 않고 무료항공권 1매가 나온 경우라면, 그 금액만큼 전체 참가자들에게 1/n로 배정하여 항공요금을 감액한다.
6. 사무장이 자주 참가하는 것을 보았다, 이번에 내가 회장인데 꼭 사무장을 참가시켜, 그 비용을 내가 부담하여야 하나?
1) 사무장을 반드시 동반하여 참가시킬 필요는 없다, 다른 회원들이 도우미 기능을 충분히 해 준다.
2) 회장 개인의 결정에 따르는 것이며, 어떤 회원도 이 결정에 이의를 제기하지 않는다.
7. 만일, 사무장으로 인하여 부가되는 제반비용 중 일부를 참가하는 회원들에게 어떤 형태로 배분하는 정책을 실시할 경우, 이것은 증경회장들에서부터 철저하게 거부됨을 참고하여야 한다.
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작성 정대원L, 마지막 수정: 2009.09.01
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