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[메뉴얼](7) 38주년 창립기념행사
일정별 업무추진계획(2)
창립기념행사 일정별 준비 및 업무분장입니다
별지 3. 일정별 행사준비 및 업무분장
2006년 예약: 행사장 사용예약 2006년 9월 이전에 예약하여야 사용가능
2007년
2월 27일 행사계획 초안작업 완성
회장과 총무, 계획조정 및 초안작업 완성
담당: 총무 정대원L
3월04일 행사계획 초안, 클럽 4역 1차 확정
4지역 연석회의 날 별도 실시
3월12일 인쇄 용역발주
인쇄물:
식순(전체칼라 인쇄), 연혁 및 클럽 소개
대만 청계사자회 회장 축사, 라이온스찬가
1차 초안 신속히 인수, 이후 철저한 교정작업 진행
주의:
사무장은 초안내용을 인쇄소에 구두 또는 팩스로 전송하지 말 것,
인쇄물 오탈자 다량발생 주 원인,
반드시 홈피공지 또는 이메일 전송으로 할 것
성림인쇄사 02-3667-5666
담당: 총무 정대원L
3월12일 행사계획안 이사회의 확정,
4박5일 국내 영접일정 비용, 창립기념행사 예산 조정 및 결정 승인
장학생 선정방식 등 이사회의 확정
이사회의 실시하여 초안 수정 및 각 확정
3월12일 기타준비 및 미리 마쳐야 할 잡무
라이온스 유니폼 다림질 작업, 많은 유니폼이 구겨져 있다.
한성클럽 기 수리작업,
- "기"에 "스폰서 표장" 2개 없는 등 부착 상태 불량
- 업체에 의뢰하여 "기" 에 부착된 표장 모두 제봉 박음질 할 것
- 담당: 사무장 이정아
3월15일(목) 자매클럽 국내여행 등 제반 영접에 따른 스케즐 예약
현대자동차 견학, 포항제철 견학 예약 확정
각종 식당 답사 및 예약 실시
대구 인터블고호텔 객실 및 만찬장소 결정 예약 실시
서울관광할 장소 각종 예약 및 실태 확인작업 마칠 것, 장소 결정
관광버스 예약 5일 사용
3월18일경 이사회 실시
행사계획서 초안 토의와 결정
3월19일 행사계획서 확정 배포, 월례회 행사장소에서
국내 영접일정표(4박5일) 배포, 행사계획서 배포
확정된 행사계획서 월례회의 배포
행사계획서 회원 수 만큼 복사 배부
담당: 사무장 이정아
3월20일 계획 확정 후속조치
각 배부처에 행사계획 우편발송
위 담당: 사무장 이정아
음향 용역발주
1차 환영회 음향, 2차 창림기념행사 음향
- 예이벤트 실장 홍병식 016-287-1007
- 섭외담당: 총무 정대원L
- 중국어 음원 있을 것 확인 요망
비디오 촬영, 사진촬영 용역발주
식전행사 악기연주 공연 용역 발주
2부행사 연예인공연 용역 발주
내빈 및 회원용 선물물품 용역 발주
관광버스 4박5일 예약
각종 사문서 발송, 스폰서클럽, 자매클럽, 지구
중화민국 자매클럽 확정 행사계획 통지
- 이메일, 홈피 게시, 전화 통지
위 담당: 총무 정대원
기타:
자매클럽 입국 호텔 예약
4박5일 국내 지방여행 일정표 확정에 따른 각종 예약 완료
대만 청계사자회 회장 축사 획득 인쇄 의뢰(별지 배포)
포상 추천자 지구 상신
포상 추천 확정과 동시에 식순 초안도 확정(인쇄 사인 결정)
3월29일 각종 마감, 의뢰 승인
신입회원 입회신청 마감
인쇄물 교정 마감 승인, 인쇄 실시
현수막, 시상용품 용역발주
- 신입회원 최종 마감하고 확정명단 현수막 기재
- 시상용품 선정 및 시상 상패 문구기재 의뢰
- 신입회원 라이온스 유니폼 의뢰
- 담당: 사무장 이정아
자매클럽 방문 기념품 구매
내빈용 선물상품 구매
취식물 구매
- 포도주 구매, 담당: 보비클럽 김명희 회장
- 떡, 건과류 등 구매, 담당: 사무장
3월29일 획득 업무
자매클럽, 대만 청계사자회, 입국자 신상명단, 회장 축사 전문,
스폰서클럽, 청주클럽, 회장 축사 전문
각 라이온스 유니폼 착용 협조의뢰, 초청장 공문 발송
3월30일 자매클럽 입국단 인적명단 입수 및 관계업체에 통보
현대자동차 통보,
포할제철소 통보
위 절대 조건부 약속임, 담당 총무 정대원
4월9일(월) 지구임원 등 초청장 발송
담당: 사무장
4월13일(금) 지구임원 등 초청 문자통지 발송
담당: 사무장
자매클럽 인천공항 영접자 명단 파악
인천공항 사용비품 준비완료
4월14일(토) 자매클럽 영접 4박5일 국내 영접 일정 개시
영접 참석자 명단 사전에 점검
환영회 행사, 환영회 준비 사전 점검
4월15일(일) 국내 1박2일 지방여행, 안동 하회마을 등
4월16일(월) 울산 현대자동차, 포항 제철소 견학
4월17일(화) 서울관광, 38주년 창립기념행사 실시
내빈 선물상품, 현수막 게시, 인쇄물 등 도착 인수
내빈 영접 담당:
- 한성클럽 소속 회원으로서 지구 임원 및 지구 위원 전부
- 클럽 4역 및 전 회장
예행연습 실시, 사회 총무 정대원
자매클럽 대만 청계사자회 안내 담당(행사장 안내 일일 도우미)
담당: 테일트위스터 전용국L
식사 카운터 담당: 라이온 테마
칵테일 파티 취식물 배포관리 담당: 용역 도우미(이종권 회장 직원)
선물품 지급 담당:
- 내빈 담당: 지구 행사지원팀. 회원 담당: 사무장 이정아
안내와 방명록 기재:
- 내빈 담당: 지구 행사지원팀. 회원 담당: 사무장 이정아
비디오 촬영, 사진촬영자 정위치
4월18일(수) 자매클럽 출국
대만청계사자회 회원
4월20(금) 회계 수입과 지출 보고서 초안 작업
사무장은 행사 후 신속히 회계결산을 마칠것
4월23일(월) 회계결산서와 제반 서류 모두를 총무에게 인계할 것
총무는 행사결과 보고서 작성, 시일이 짧다
4월28일(토) 행사결과 보고
행사결과보고서 제출,
지구연차총회 날 점심식사 회의로 실시
기타 참고
동영상 프로젝터, 연혁과 활동사항 소개 동영상
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